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这些细节会帮助你成为Word高手!

郑志泽2020-01-10「软件向导806人围观

来自:Word技巧达人(ID:qifeicainiao)
作者: 郑志泽 

 

在很多人眼里,Word被当作一个大个头的“记事本儿”,可是,不知道你发现没有,同样是处理一篇简单的文稿排版,为什么高手的速度辣么快?同样是使用Word排版,为什么高手的文档总是那么“耐看”?

 

这是为什么呢?

 

其实,很多人都习惯使用自己认为“简单”的方法来达到排版目的,比如用空格对齐文本、手工输入标题编号……

 

尽管这些操作看起来同样也实现了最终的目的,但是,因为这种“习惯”而浪费的时间却被大家忽视了!

 

在排版过程中,正是因为有许多“习惯”性的也能“达到”目的的细节操作存在,让我们失去了探寻正确的高效排版方法的动力。

 

今天,小编就和大家一起来说一说需要我们掌握的排版细节。

 

经常有人向我提问:“老师,图中的符号怎么删除呀?”

 

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等看到图中的符号后,我笑了。如上图红框中标出来的这些符号,其实都编辑提示工具,我们称之为编辑标记。

 

当然,上图中的蓝色波浪线并不是编辑提示标记,它和红色波浪线属于拼写和语法错误提示。这里我们姑且将它们归为一类,因为他们都具有辅助编辑文档的提示功能。

 

比如标题左侧的黑点,它说明该段落设置了分页功能,只要段落属性中设置了“分页”功能中三项设置其中之一,该段落左侧就会出现这个小黑点(如下图)。

 

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除了这个小黑点外,还有其它一些常见的编辑标记,通过【Word选项】可以看到它们:制表符、窗格、段落标记、隐藏文字、可选连字符、对象位置、可选分隔符等,当然还有换行符等标记并没有在这里显示。

 

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在编辑文档时,通过这些符号,我们可以快速判断当前位置的设置状态,从而快速作出编辑操作的判断。

 

很多人之所以想“删除”它们,实际上是担心在打印文档时会被打印出来。

 

其实,它们只是一个辅助工具,并不会被打印出来,要想隐藏他们,可以在上图中取消【显示所有格式标记】,也可以在【开始】选项卡的【字体】功能组的【显示/隐藏编辑标记】命令或组合键【Ctrl+Shift+8】来控制。

 

请记住:高手是离不开这些编辑标记的!

 

一篇看上去很干净、整齐的文档,排版是不是专业,先用前一点所说的办法,在【显示所有编辑标记】的状态下观察一下就会一目了然。

 

这是隐藏编辑标记时的截图,看上去还不错:

 

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这是显示编辑标记后的截图:标题的居中和正文行首的缩进都是靠空格来实现的。

 

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关于拼写与语法错误提示的问题我们后面再专门讨论。

 

继续上面的话题,如果文档比较短小,用空格来实现段落的首行缩进也并非不可以,只能说实现的方法LOW了点。

 

不过,这也仅仅适用于篇幅比较短小的文档罢了。试想如果对一篇几十甚至上百页的文档全部用空格的话,仅要录入这么多的空格,也是需要不少时间的,更何况太多的空格,还有可能会影响到后期的排版操作,得不偿失。

 

正确的文本缩进应该在段落属性中进行调整:

 

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从上图中可以看出,文本段落的缩进,总共有四种类型,常规缩进为左、右两种,一般默认为0字符即不缩进;用的最多的是首行缩进;在各级标题中一般会设置悬挂缩进。

 

包括缩进在内的各种段落格式在第1段设置好后,在录入文字的过程中回车生成的新段落会自动继承前面段落的属性。

 

所以,缩进格式只需要设置1次即可!在应用了样式的文档中,可以通过对指定样式中的段落缩进格式进行修改,从而方便的对大型文档中不同部分的文档分别设置不同的缩进值。

 

除段落缩进外,关于行间距与段间距的调整,Word同样也提供了相应的功能,完全不必费时又费力的使用空行。

 

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04、关于自动编号

 

在和大家交流的过程中小编发现,有太多的人不喜欢使用自动编号,对于此,小篇认为,不喜欢自动编号主要原因还是不了解,感觉无法驾驭自动编号。

 

其实对于自动编号,也可以一分为二的来看,对于短小的文档,不使用自动编号也无可厚非;但是,如果文档中有较多的段落需要编号的时候,那建议还是尽可能的使用自动编号,这样对于文档的后期修改如增删项目、调整段落顺序、调整编号格式等操作来说,使用自动编号就会变得非常的简单。

 

对于一篇文档,打开后查看一下文档各部分的样式,就可判断出一个人的Word操作水平如何。

 

入门级的用户有一个共同的特点,文档通篇一般只会出现一种样式——“正文”样式,其各级标题看上去设置了不同的格式,其实只不过是对指定文本在正文样式的基础上设置了不同的字体格式而已。

 

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此类文档,非常不利于后期的文档维护,不论是后期各部分的格式修改,还是结构调整,都会变得异常麻烦。

 

很多人习惯在编辑文档时,使用鼠标滚轮使劲的滚动或者拖动垂直滚动条来翻页寻找目标。在只有二三页的短小文档中这样做无所谓,如果在毕业设计、投标书等长文档中这样做……那只能呵呵了,时间一长,我们就该可怜一下我们的“鼠标手”了。因此,使用导航窗格和定位功能来在文档中跳转就显的非常有必要了。

 

在使用了内置标题样式或者设置了大纲级别的文档中,可以在【视图】选项卡中勾选【导航窗格】,单击其中的各级标题,可以快速跳转到指定标题的起始位置,在各级标题上单击鼠标右键,你还会发现更多的快捷操作,你肯定会喜欢上这个功能的哦!

 

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另外,直接按【F5】键,会弹出【定位】对话框,通过此功能,可以按页、节、行、书签、表格、公式、图形等不同类型的对象、目标进行快速而精确的定位:

 

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07、关于自动更正

 

在录入文档的时候,总会有一些有规律的内容存在,如果关于观察和思考的话,自动更正、自动图文集(文档部件库)是一个非常不错的提高录入效率的工具!

 

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如上图设置后,在Word文档中输入(单位)后,就会自动变成“Word技巧达人欢迎你!”如果将公司全称、地址等信息通过此功能来输入的话,将会显著的提升文档录入效率!文档部件库甚至还可以带格式保存文本块,让文档录入更加方便!

 

如下图,当文档中有需要重新换页的时候,很多人习惯使用N多回车来切换到新页面:

 

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这其实是完全没有必要的。

 

一是如果前面的内容如果有增减,那就必须对后面的新页面进行重新调整才能保证后面的文档位置从页面的第1页开始;

 

二是确实这样太浪费时间,因为我们只需要在按下第一次回车的时候多按一下【Ctrl】键就可以快速分页啦!

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